إعداد محضر الاجتماع لا يجب أن يكون مهمة شاقة، لذا لا تتوتر عندما يتم تكليفك بكتابة محضر لاجتماع ما. فيما يلي بعض النصائح والأفكار التي ستساعدك على البدء في كتابة وإعداد محاضر اجتماعات فعالة باللغة الإنجليزية.
ماهو محضر الاجتماع؟
أولًا دعنا نشرح ماذا يعني محضر الاجتماع، يمكن تعريف محضر الاجتماع أو mom والتي تعتبر اختصار إلى “minutes of meeting” على أنها السجل المكتوب لكل ما حدث أثناء الاجتماع. يتم استخدامها لإبلاغ الأشخاص الذين لم يحضروا الاجتماع بما حدث، أو لتتبع ما تم تحديده خلال الاجتماع حتى تتمكن من إعادة النظر فيه واستخدامه للقرارات المستقبلية.
على ماذا يتضمن محضر الاجتماع؟
تتضمن محاضر الاجتماعات عادة ما يلي:
- تاريخ ووقت الاجتماع
- أسماء المشاركين في الاجتماع والذين لم يتمكنوا من الحضور
- التعديلات على محضر الاجتماع السابق
- القرارات المتخذة بشأن كل بند من بنود جدول الأعمال، على سبيل المثال:
- الإجراءات المتخذة أو المتفق على اتخاذها
- الخطوات القادمة
- نتائج التصويت
- الطلبات المقدمة أو المرفوضة
- المهارات جديد
- تاريخ ووقت الاجتماع القادم
تستعرض محاضر الاجتماعات أيضًا المسؤول عن تنفيذ الإجراء، في عمود على الجانب الأيمن، يمكنك وضع الأحرف الأولى من اسم الشخص بالخط العريض لإظهار أنه أو أنها من ستتولى المهمة.
خطوات كتابة محضر اجتماع
1. التخطيط المسبق لمحضر الاجتماع
يساعد التخطيط الجيد على ضمان إنتاج محضر اجتماع فعال، كل ماعليك معرفته قبل الاجتماع هم المدعوين والهدف من الاجتماع، المستندات التي يتم إرسالها مع جدول الأعمال أو تسليمها في الاجتماع وأجندة الاجتماع واستخدمها لإنشاء مخطط تفصيلي أولي للمحضر، مع ترتيب العناصر وترقيمها في محضر الاجتماع لمطابقة تلك الموجودة في جدول الأعمال.
2- أخذ الملاحظات خلال الاجتماع
- استخدم المخطط التفصيلي الذي أنشاته مسبقًا لتدوين الملاحظات.
- قم بتدوين الحضور بمجربد دخولهم الغرفة.
- سجل القرارات أو الملاحظات على حسب أجندة العمل المعدة مسبقًا في المخطط التفصيلي الخاص بك بمجرد حدوثها للتأكد من أنها مسجلة بدقة.
- اطلب توضيحًا إذا لزم الأمر – على سبيل المثال، إذا تحركت المجموعة دون اتخاذ قرار أو نتيجة واضحة ، فاطلب توضيحًا للقرار و / أو الخطوات التالية المعنية.
- لا تحاول تدوين كل شيء – لا يمكنك مواكبة الأمر إذا حاولت تدوين المحادثة حرفيًا، لذا تأكد من كتابة القرارات والتعيينات وخطوات العمل فقط.
- قم بتسجيل الاجتماع بجهاز تسجيل، إذا كنت قلقًا بشأن القدرة على مواكبة تدوين الملاحظات، ولكن تأكد من إعلام المشاركين بأنك تقوم بالتسجيل. على الرغم من أنك لا تريد استخدام التسجيل لإنشاء نص مكتوب بالكلمة للاجتماع، يمكن أن يكون التسجيل مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى توضيح.
3. عملية كتابة المحضر
بمجرد انتهاء الاجتماع، حان الوقت لتجمع ملاحظاتك وتبدأ في كتابة المحضر.
- حاول كتابة المحضر في أقرب وقت بعد الاجتماع قدر الإمكان بينما يكون كل شيء حاضرًا في ذهنك.
- راجع مخططك بحسب الأجندة، وأضف ملاحظات إضافية أو وضح النقاط التي أثيرت.
- إذا كان هناك الكثير من المناقشات قبل التوصل إلى اقتراح أو قرار، فاكتب الحجج الرئيسية المؤيدة والمعارضة.
- أعد كتابة المحضر للتأكد من الإيجاز والوضوح.
- تجنب الملاحظات الشخصية – يجب أن تستند المحاضر إلى الحقائق فقط.
نقدم لك بعض الافعال التي ستساعدك على كتابة محضر الاجتماع باللغة الإنجليزية:
suggested = “CA suggested raising the budget.”
promised = “MB promised to find out more.”
discussed = “Three issues were discussed.”
decided = “It was decided to delay action until the next meeting.”
agreed = “Everyone agreed on the proposal.” “LS agreed to get further information.” “Everyone agreed with the chairman.”
brought up = “The issue of pay was brought up.”
mentioned = “RJ mentioned the possibility of extra funds.”
reported = “The Sales Manager reported on the results of the trade fair.”
asked = “The Chairman asked to see a copy of the report.”
wondered = “DM wondered if there would be extra funding.”
recommended = “Five strategies were recommended.”
explained = “SB explained the reason for the delay.”
emphasized = “TA emphasized the necessity of a new product range.”
stressed = “RR stressed his commitment to the project.”
complained = “TM complained about the delays.”
لتحميل التطبيق على جهازك
ابي اتعلم انقلش