İş hayatında başarı sadece bir kişinin özverili ve kaliteli çalışmasıyla elde edilemez. İyi iş çıkarmak ancak iyi bir ekip olmakla mümkündür.
Birbirinden habersiz çalışanlar, bir departmanın diğerlerinin amaç ve hedeflerinden haberdar olmaması, çalışanların iletişim kopukluğu başarı önündeki en büyük engellerdir. Hele bir de çalıştığınız kurumun yabancı bir ülkede olduğunu, yabancı ortaklarla çalıştığınızı ya da ekibinizde yabancı uyruklu çalışanlarının bulunduğunu düşünsenize… Herkesin birbirini doğru anlaması için düzenli aralıklarla toplantı yapmanız; bunun için de toplantı İngilizcesi konusunda yeterli olmanız gerek.
Öyleyse başarılı iş toplantıları için 9 önemli ipucuna ve her ipucu için işinize yarayacak İngilizce örnek cümlelere ihtiyacınız olacak.
Katılımcıları Seçerek Takım Oluşturun
Öncelikle yapacağınız görüşmenin muhatapları kimlerse onları belirlemelisiniz. Ardından katılımcılara bir toplantı talep ettiğinizi bildirmeniz, görüşmenin amacı ve kapsamıyla ilgili onları haberdar etmeniz gerekir.
Örnek:
“We need a strong team to make a successful project. Therefore, we need an urgent meeting with you as members of the mall project in the United States.”
“(Başarılı bir proje yapmak için güçlü bir ekibe ihtiyacımız var. Bu nedenle, sizinle Amerika Birleşik Devletleri’ndeki alışveriş merkezi projesinin üyeleri olarak acil bir toplantıya ihtiyacımız var.)”
Katılımcıları Toplantının Amaç ve İçeriğinden Haberdar Edin
İş hayatında geçen her dakika değerlidir. Bu nedenle verimli bir toplantı için her bir katılımcının konu içeriğinden, varsa kendisinden istenecek olan tablo ya da planlamalardan haberdar olması gerekir. Böylece kendisine konuyla ilgili bir soru yöneltildiğinde size istediğiniz bilgiyi detaylı bir sunum ya da tablo şeklinde verebilecektir.
Örnek:
“We should generate the cost report of the USA project. We need each team member to share their ideas at the meeting. So I would particularly like your participation.”
“(Amerika projesinin maliyet raporunu oluşturmalıyız. Toplantıda fikirlerini paylaşmak için her ekip üyesine ihtiyacımız var. Bu yüzden özellikle katılımınızı rica ediyorum.)”
Toplantı Yeri ve Saatini Belirleyin
Katılımcılara toplantının yerini ve saatini net ve açık bir dille ifade edin. Çok acil bir durum olmadıkça saat ve tarihi değiştirmemeye ve zamanında orada olmaya dikkat edin.
Örnek:
“The meeting is at 2 pm on Friday in the meeting hall on the production floor. I request you to be there in time please.”
“(Toplantı, cuma günü saat 2’de, üretim katındaki toplantı salonunda yapılacaktır. Zamanında orada olmanızı rica ediyorum lütfen.)”
Üyeleri Selamlayın ve Kendinizi Tanıtın
Samimi ve kendine güvenen bir selamlama sizi toplantının merkezine alacak ve çalışanlar üzerindeki etki gücünüzü arttıracaktır. Kuracağınız cümleler çok samimi ya da fazla ciddi olmamalıdır. Toplantıda yeni üyeler ya da misafir katılımcılar varsa samimi bir selamlamadan sonra mutlaka kendinizi tanıtmalısınız.
Örnek:
“Good afternoon. Welcome ladies and gentlemen. It looks like everybody’s here, so we can start the meeting. I’m Serdar Turan, let me introduce myself for those who don’t know me, I’m the project manager. I know you’re all busy people so I’m going to keep this meeting as quick as possible.”
“(Tünaydın. Bayanlar baylar hoş geldiniz. Görünüşe göre herkes burada, öyleyse toplantıya başlayabiliriz. Ben Serdar Turan, beni tanımayanlar için kendimi tanıtmama izin verin, proje yöneticisiyim. Hepinizin meşgul insanlar olduğunu biliyorum, bu yüzden bu toplantıyı olabildiğince hızlı tutacağım.)”
Öncesinde Neler Yapıldığı Hakkında Kısa Bir Hatırlatma Yapın
Bir görüşmenin amacına ve sürecine yön verecek faktörlerden biri de sürecin öncesinde neler yapılmış olduğudur. Bu nedenle bir toplantıya başlamadan bir önceki görüşmede neler konuşulduğu, alınan kararlar ve bu alınan kararların ne kadarının yerine getirildiği hususunda kısa hatırlatmalar yapılmalıdır.
Örnek:
“As you know, our project proposal was accepted by the American company 6 months ago. However, repeated budget calculations had showed that possible costs would be more expensive than the bid. So it had been decided to take saving measures without compromising on quality.”
“(Bildiğiniz gibi, proje teklifimiz Amerikan şirketi tarafından 6 ay önce kabul edildi. Bununla birlikte, tekrarlanan bütçe hesaplamaları, olası maliyetlerin tekliften daha pahalı olacağını göstermişti. Bu yüzden kaliteden ödün vermeden tasarruf tedbirleri almaya karar verilmişti.)”
Görüşmeyi Küçük Başlıklara Bölün
Konudan konuya atlamış olmamak, yoğun içerik karşısında önemli detayları kaçırmamak için; gündemi merkeze alarak görüşmeyi küçük parçalara bölmek işe yarayacaktır. Böylece hem esas konudan uzaklaşmaz hem de önemli başlıklar hakkında gerektiği kadar konuşursunuz.
Örnek:
“When the American company hears that the project is behind schedule, general managers will want to know the reason why. So we have to start working immediately. First of all we need to know how much we can save and which departments can do this.”
“(Amerikan şirketi projenin programın gerisinde kaldığını duyunca, genel müdürler bunun nedenini bilmek isteyeceklerdir. Bu yüzden derhal çalışmaya başlamalıyız. Öncelikle ne kadar tasarruf edebileceğimizi ve hangi departmanların bunu yapabileceğini bilmemiz gerekir.”)
Bir Sonraki Toplantıya Kadar Yapılacak İşlerin Neler Olduğu Konusunda Net Olun
Ayrı başlıklar altında görüşmeyi tamamladıktan sonra sırada eyleme geçmek var. Bu eylem hep birlikte ve planlı bir şekilde sürdürülmelidir. Bu nedenle her kişi ya da gruba bir sonraki toplantıya kadar yapması için bazı görevler verilmelidir.
Örnek:
“This is a team work and I believe that everyone will take the necessary care. I want the export department to compare the transportation costs for trucks and ships. The purchasing department needs to get offers from other companies for more economical materials. I want to have all the reports at the next meeting.”
“(Bu bir takım çalışması ve herkesin gerekli özeni göstereceğine inanıyorum. İhracat departmanından kamyon ve gemiler ile yapılacak nakliye masraflarını karşılaştırmasını istiyorum. Satın alma departmanı, daha ekonomik malzemeler için diğer şirketlerden teklifler almalıdır. Bir sonraki toplantıda tüm raporları almak istiyorum)”
Bir Sonraki Toplantı Zamanını Mutlaka Kararlaştırın
Sürecin kesintiye uğramadan devam edebilmesi için bir sonraki toplantının yer ve zamanını belirlemeniz gerekir. Aşağıdaki toplantı İngilizcesi örneğinde olduğu gibi tarihin önceden belirlenmesi tüm çalışanların o zamana kadar sorumluluğundaki işleri tamamlaması için kısa bir hedef olacaktır.
Örnek:
“We need everyone’s valuable ideas. So I want all department managers to do the necessary work up to 3 pm tomorrow and meet up with the finance manager. The next meeting will take place in the big meeting room on friday at 11am.”
“(Herkesin değerli fikirlerine ihtiyacımız var. Bu yüzden tüm bölüm yöneticilerinin yarın öğleden sonra saat 3’e kadar gerekli işleri yapmasını ve finans müdürü ile görüşmesini istiyorum. Bir sonraki toplantı, büyük toplantı salonunda cuma günü öğleden önce saat 11’de gerçekleşecek.”)
Toplantıyı İyi Dileklerle Bitirin
Toplantı sonunda ekibinize güvendiğinizi belirten cümleler ve iyi dilekler motivasyonu yükseltecektir.
Örnek:
“Okay everyone, the meeting is over. Let’s check all the paperwork and do the best, then we’ll be ready to next meeting. Good job.”
“(Tamam millet, toplantı bitmiştir. Tüm evrakları kontrol edelim ve elinden gelenin en iyisini yapalım, o zaman bir sonraki toplantıya hazır olacağız. İyi çalışmalar.)”
Cambly ile İngilizce İş Toplantılarının Kontrolü Sizde!
İşiniz gereği uluslararası projeleri veya içerisinde yabancı ortak ve çalışanların da bulunduğu bir ekibi idare etmeniz gerekiyorsa toplantı İngilizcesi bilmeniz şart. İngilizce, sadece İngiltere ve Amerika gibi ana dili İngilizce olan ülkeler ile çalışırken değil Japonya’dan Brezilya’ya kadar tüm dünya ülkeleriyle çalışabilmek için öncelikli olarak bilmeniz gereken dildir.
Başarılı bir iş toplantısı için yukarıdaki ipuçlarını örnek İngilizce cümlelerle kullanmanız elbette işinize yarayacaktır, ancak yeterli değildir. Her sektöre her duruma uygun örnek bulmaya çalışarak kendinizi ifade edemezsiniz. Başarılı bir süreç yönetimi için İngilizceyi iyi bilmeniz gerekir.
Kitaptan ezberleyerek, öğretmenin söylemesinin ardından 5 defa tekrar edip 10 defa yazarak İngilizce öğrenme devri bitti. Cambly online İngilizce kursu ile ana dili İngilizce olan eğitmenlerle ister iş İngilizcesi ister günlük konuşma İngilizcesi öğrenebilirsiniz. Her biri alanında profesyonel olan eğitmenler arasından dilediğinizi seçip gerçek deneyimlerle kendinizi geliştirmek çok kolay. Üyelik almadan önce mutlaka 10 dakikalık deneme dersine katılın.
Nasıl mı? Çok basit; hemen Cambly uygulamasını indirin ve İngilizce pratik yap butonuna tıklayarak “blog100” kodu ile gerçek bir İngilizce pratiği yapın.
Read Next
