Mail, günlük hayatımızda sıklıkla başvurduğumuz bir araç. Gerek özel gerekse iş hayatımızda iletişim kurmak amacıyla bol bol mailleşiyoruz. Arkadaşlarımıza ve yakınlarımıza mail atarken daha kestirme, pratik ve resmi olmayan mesajlar seçerken, iş yazışmalarında durum oldukça farklı. Kullanılan dil ve üslup, nezaket kuralları, amacın ve isteğin doğru belirtilmesi, olası yanlış anlaşılmaların önüne geçebilmek adına büyük rol oynuyor.
Atılan e-postaların önemi bu kadar büyükken işin içine bir de yabancı dil karışınca bu önem daha da artıyor. Çünkü, uluslararası çalışan firmaların hemen hepsinde ortak dil olarak İngilizce tercih edilmekte ve tüm yazışmalar bu dil üzerinden yapılmakta. Bu nedenle, İngilizce iş maili atma konusunda belli kuralları göz ardı etmemeli ve bazı kalıpları mutlaka öğrenmelisiniz.
“Altı üstü mail atacağız, İngilizce olunca ne değişiyor ki?” demeyin! Çünkü attığınız bir mailin hem firmanızın prestiji hem de kariyerinizin gidişatı üzerindeki etkisi oldukça yüksek olabilir.
Mail Atarken Bunlara Dikkat!
Yazdıklarınıza gereken önemin gösterilmesi, mesajlarınızın ciddiye alınması ve en önemlisi de anlatmak istediğinizi karşı tarafa doğru bir biçimde aktarabilmek için yazışmaların belli kuralları vardır. İngilizceye günlük konuşma dilinde hakim olabilirsiniz; fakat konuşma dili ile yazışma dili arasında da farklılıklar bulunmakta.
Örneğin, bir üst yöneticiye ileti gönderirken kullandığınız hitap ve metni bitirme şekliniz gibi birtakım noktalara daha fazla özen göstermeli ve laubalilikten kaçınmalısınız. Attığınız her mailin sizi, karakterinizi ve konumunuzu temsil edeceğini düşündüğünüzde dikkatli olmanız gereken noktaları incelemek faydalı olacaktır.
Devrik, Gramere Uygun Olmayan Cümlelerden Kaçının!
İngilizce iş maillerindeki en önemli kurallardan biri budur!
Öznesi veya nesnesi belli olmayan, iletinin kime hitap ettiği belirsiz, devrik cümlelerin maillerinizde yeri olmamalı! Kısacası, alelacele bir dille yazılmış gönderiler iş dünyasında pek sevilmez ve hak ettiği değeri görmez. Bu yüzden gramer kurallarına uyduğunuza emin olun.
Açık ve Net Olun!
Amacından sapmış, konuyu uzun uzun anlatan karmaşık cümlelerle boğuşmayı kimse istemez. Hele ki esas konuyu dolandırarak anlatan tipteki yazılar, yoğun iş temposu arasında her zaman ikinci plana atılır ve çoğu zaman okumaktan kaçınır hale gelmemize yol açar. Kısacası laf kalabalığı yapmamaya dikkat etmek gerek. Yani, taleplerinizi belirtirken mesajın konusunu ve niçin yazıldığını unutmayın. Açık ve net olun!
Örneğin;
“We can supply the material requirements by making the necessary orders as a result of preparing the material requirement list that you are responsible for preparing.” cümlesi yerine;
“If you can prepare and send the material requirement list as soon as possible, we can supply your needs.” diyebilirsiniz.
Resmi ve Nazik Bir Dil Kullanın!
Gönderinizin tamamında başından sonuna kadar resmi, ancak kibar bir dil kullanın. Senli benli konuşmalar yerine devamlı “Siz” diye hitapta bulunun. Girişte selamlama, kapanışta teşekkür ve iyi dilekler dilemeyi unutmayın.
Örneğin;
“Hi” ya da “Hello” yerine “Dear Mr./Ms. …” diye başlayan giriş cümleleri,
“Thank you” veya “Have a nice day” yerine “Best regards” ile sonlanan bir kapanış,
“Can you..?” yerine “Could you kindly …?” ile başlayan talep ve soru cümlelerini tercih edin.
Kelime ve Cümle Kalıplarına Dikkat Edin!
Doğru bilinen yanlışlar olarak da nitelendirilebilecek bir konu olan cümle kalıpları, bazı durumlarda sizi zora sokabilir. Herkes tarafından kullanılan bir kalıp, aslında yanlış yazılıyor olabilir. İletilerinizi göndermeden önce mutlaka son kontrollerinizi yaparak doğru kalıpları tercih ettiğinizden emin olmalısınız. Ayrıca bazı kelimeler yazımda benzer ancak anlamda farklı olabilirler. Bu tür imla kurallarına da dikkat edilmesi faydalı olacaktır.
Örneğin;
“O” anlamındaki “it is” kısaltılırken “it’s” olarak kısaltılmakta ve “its” olarak kullanılan ve “Onun” anlamına gelen zamir ile karışabilmektedir.
“Advice”, tavsiye anlamında kullanılan bir isimken “Advise”, öğüt vermek anlamında kullanılan bir fiildir.
İngilizce İş Maili Nasıl Yazılır?
Genel olarak iş maili yazarken dikkat etmeniz gereken noktaları öğrendikten sonra, iş yazışmalarında en çok tercih edilen belli başlı kalıpları da öğrenerek kendinize büyük bir kolaylık sağlayabilirsiniz.
Hitaplar
Mailinizde ilk kısım giriştir. Düzgün bir hitapla giriş yapılmalıdır. Karşınızdaki kişinin cinsiyetini ve konumunu göz önüne alarak hitapta bulunun. Sayın ile başlayıp ismini, ad ve soyadını veya sadece soyadını kullanabilir ya da beyefendi/hanımefendi kelimelerini tercih edebilirsiniz.
| Dear Mr. Smith, | Sayın Smith Bey, (erkek) |
| Dear Sir/Madam, | Sayın beyefendi/hanımefendi, |
| Dear Miss Dawson, | Sayın Dawson Hanım, (bekar kadın) |
| Dear Mrs. Clarke, | Sayın Clarke Hanım, (evli kadın) |
| Dear Ms. Black, | Sayın Black Hanım, (medeni durum bilinmiyorsa) |
| Dear John, | Sayın John, |
| Dear Bill White, | Sayın Bill White, |
| Dear Jane, | Sevgili Jane, |
| To whom it may concern, | İlgili kişiye, |
Mailin nedeni
Hitap sonrasında mailinizi yazma nedeninizden bahsedebilirsiniz.
| I am writing to tell you about… | Size … hakkında yazıyorum. |
| I am writing to you regarding… | … konusunda size yazıyorum. |
| I am writing to inquire/enquire about… | … hakkında bilgi almak için yazıyorum. |
| I am writing to about… | … hakkında yazıyorum. |
| I am writing in connection with… | … ile bağlantılı olarak size yazıyorum. |
| I am writing to you on behalf of… | … adına size yazıyorum. |
Talepler, Bilgilendirme ve Onaylama
Gönderinizin nedenini belirttikten sonra, gelişme bölümü olarak düşünebileceğiniz en uzun kısım geliyor. Bu bölümde isteklerinizden, yapmanız gereken bilgilendirmelerden ve vermeniz gereken onaylardan bahsedebilirsiniz.
| Would/Could you please send me… | Bana … gönderebilir misiniz? |
| It is our intention to… | Niyetimiz şu ki… |
| We would be very grateful if you could send us this information. | Bize bu bilgiyi gönderebilirseniz çok müteşekkir oluruz. |
| We carefully considered your proposal and… | Teklifinizi dikkatlice inceledik ve… |
| I would like to inform you about… | Size … hakkında bilgi vermek istiyorum. |
| I would just like to confirm the main points we discussed. | Görüştüğümüz temel konuları teyit etmek için yazıyorum. |
| Your request for … has been approved. | … talebiniz onaylandı. |
| We are happy/sorry to inform you that… | Size memnuniyetle/üzülerek bildiriyoruz ki… |
| I am writing to let you know that… | … size bildirmek için yazıyorum. |
| I am writing to confirm… | … onaylamak için yazıyorum. |
| Would you please send me … at the address below? | Lütfen …’ı aşağıdaki adrese gönderebilir misiniz? |
| I read/heard … and would like to know… | …’ı okudum/duydum ve … ‘i öğrenmek istiyorum. |
| I am writing in regard to… | Size … atfen yazıyorum. |
| I hope you have had a chance to look over the materials we sent. | Umarım yolladığımız materyallere bakma şansınız olmuştur. |
| Please review the enclosed catalog. | Lütfen ekteki kataloğu inceleyiniz. |
Kapanış
Mesajınızı bir sona bağlamak amaçlı kapanış cümleleri tercih edebilirsiniz.
| If you require assistance, please contact me. | Eğer yardıma ihtiyaç duyarsınız lütfen benimle irtibata geçin. |
| If you need more help, please feel free to contact me. | Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
| If you have further questions… | Daha fazla sorunuz olursa… |
| For further information… | Daha fazla bilgi için… |
| If you require more information… | Daha fazla bilgi isterseniz… |
| Please contact me… | Lütfen benimle iletişime geçin… |
| Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. | Başka sorunuz olursa, lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin. |
| Hope the above helps, but email again if you’re still having any difficulties. | Umarım yukarıdakiler yeterli olur ancak yine de zorluk yaşarsanız lütfen mail atınız. |
| If you require any further information, feel free to contact me. | Daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa lütfen benimle iletişime geçin. |
| I look forward to hearing from you. | Cevabınızı sabırsızlıkla bekliyorum. |
İyi Dilekler ve Teşekkür
Yazınız bittikten sonra kapanış cümleniz ile saygılarınızı iletebilir ve teşekkür edebilirsiniz.
| Regards, | Saygılar, |
| Best regards, | İyi dileklerimle, |
| Yours faithfully, | Saygılarımla, |
| Yours sincerely, | Saygılarımızla, |
| Respectfully yours, | Saygılarımla, |
| Thanks, | Teşekkürler, |
| Yours, | Sevgiler, |
| Thank you for your assistance. | Yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thanks in advance. | Şimdiden teşekkür ederim. |
| Thank you for your help in this matter. | Bu konudaki yardımlarınız için teşekkür ederim. |
| Thank you for your interest. | İlginiz için teşekkür ederiz. |
Elbette ki tüm bu ipuçlarından faydalanarak İngilizce iş maili atabilirsiniz. Ancak bu dili aktif bir şekilde kullanamıyorsanız ne kadar dikkat ederseniz edin mutlaka hatalar yapacaksınız. Eğer iş maili atarken kendinize güvenebilmek, bir adım daha ileri gidebilmek istiyorsanız biraz daha çaba sarf etmeniz gerekir.
Bu konuda kendinizi geliştirmek ve İş İngilizcenizi aktif olarak kullanabilmek adına eksiklerinizi tamamlamak için en doğru adres Cambly! Cambly’de aklınıza tüm takılanları sorabileceğiniz, eksik konularınızı çalışabileceğiniz ve bol bol pratik yapabileceğiniz eğitmenlerin ana dilleri İngilizcedir.
Uygun olduğunuz gün ve saatte randevu oluşturarak katılabileceğiniz online dersleri denemek için hemen ‘blog100’ kodunu kullanın ve 10 dakikalık ücretsiz ders alın! Hem iş hayatınızda hem de sosyal hayatınızda İngilizceyi çok daha rahat bir şekilde kullanabilmenin keyfini sürün.
Read Next
